Effektiv dokumenthåndtering med Microsoft Sharepoint Online

I en typisk bedrift benyttes ett fellesområde med en komplisert mappestruktur for oppbevaring og arbeid med dokumenter. Dette er etter hvert som tiden går og dokumentvolumet blir stort lite hensiktsmessig.  Noen ulemper kan være:

1.       Mye blaing i mapper for å finne dokumenter.

2.       Vanskelig å få alle ansatte til å benytte samme struktur og holde seg til den.

3.       Vanskelig å søke og finne igjen dokumenter.

4.       Lite tilgjengelig dersom man er utenfor kontoret.

I tillegg til lagring, tilgang og gjenfinning av dokumenter har man også ofte utfordringer knyttet til håndtering av maler til Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Powerpoint og andre programmer. Også her har Microsoft Sharepoint 2010 meget gode løsninger for sentral håndtering av maler. Malene lagres kun ett sted, er tilgjengelige for alle og er enkle å vedlikeholde. Se Håndtering av dokumentmaler avsnittet i bunnen av dette dokumentet.

Databutikken leverer komplette pakker for å få bedrifter i gang med Sharepoint 2010. Ta kontakt for pristilbud.

Hvordan utnytte mulighetene med ett avansert dokumenthåndteringssystem som Microsoft Sharepoint 2010?

Med Sharepoint 2010 kan man løse dette ved at man benytter dokumentarkiver med en flat mappestruktur. Istedenfor mapper benyttes dokumentegenskaper (metatager) for å lette navigering og søk i arkivene.

Det opprettes ett arkiv pr dokumenttype med ett tilhørende sett av egenskaper.

I tillegg til metanavigeringen vist over får man fulle søkemuligheter:

Dokumentegenskapene kan være valgfrie eller påkrevde. Egenskapene settes når man laster opp ett dokument til Sharepoint, eller direkte i Sharepoint kompatible programmer. (Word 2010, Excel 2010, Powerpoint 2010). Får å bedre Outlook støtten kan man vurdere å lage en Outlook plugin som gir mulighet til direkte lagring og merking fra Outlook.

Opplasting av dokument til Sharepoint.

Man kan også bla igjennom egenskapene:

Når man åpner eller oppretter ett dokument i word, excel eller powerpoint (eventuelt andre sharepoint kompatible programmer) ser det slik ut på filmenyen i word:

Hva med programmer som ikke støtter sharepoint og hvor man ønsker å lagre direkte til Sharepoint? (Ikke via mellomlagring på disk og så opplasting i nettleser)

Man kan lagre direkte men egenskapene på dokumentet blir ikke satt. Dokumentet lagres i Sharepoint og blir synlig i listene, men ligger låst til den aktuelle brukeren frem til alle påkrevde egenskaper er fylt ut og dokumentet sjekkes inn. Typisk eksempel vil være en pdf fil på vedlegg i epost:

Dokumentet legges i arkivet, men står som utsjekket til Aksel Wåg

Andre fordeler med dokumentegenskaper (metatager)

Det åpner seg mange muligheter når man først har kategorisert dokumentene sine. De største fordelene er navigering, søk og visninger. Navigering og søk er nevnt over.

I en mappe struktur er alle brukere nødt til å se de samme strukturene og dokumentene. I det man begynner med visninger forandrer dette seg og man kan ha mange forskjellige visninger, både personlige visninger og felles for alle brukere. Vær enkelt kan lage så mange personlige visninger man vil og velge hvilken visning som skal være standard for seg. Jobber man kun med rapporter kan man lage seg en visning som heter Alle mine rapporter og sette den som standard. En salgsleder vil kanskje heller se alle tilbud uavhengig av dokumenteier som standard.

Eksempler på visninger:

Eksempel 2: Alle server dokumenter gruppert pr kunde

Håndtering av dokumentmaler

Sharepoint har meget gode funksjoner for sentral håndtering av alle dokumentmaler i organisasjonen. Dokumentmalene presenteres for bruker pr dokumentarkiv:

Her vises dokumentmalene i arkivet Dokumentasjon: